Met de Huisstijlknop maak je in Word eenvoudig brieven en memo's in de universitaire huisstijl.
Huisstijlknop installeren
Je installeert de knop in Word via de Bedrijfsportal.
Druk op de knop ‘Installeren’ om het installatieproces te starten. Zorg ervoor dat je Word hebt afgesloten. Mocht je dat niet hebben gedaan, dan vraagt het installatieprogramma je om Word alsnog af te sluiten. Zodra de installatie is afgerond, krijg je hiervan een melding te zien.
Als je Word opstart, zul je zien dat de Huisstijlknop is toegevoegd aan de menubalk.
De Huisstijlknop is een toevoeging aan het menu van Word. Als je erop klikt krijg je een balk te zien met de volgende opties:
- Verberg logo
- Toon logo
- Brief
- Faxbericht
- Memo
- Profielenbeheer
Als je de Huisstijlknop in Word hebt geïnstalleerd en daarna Word opstart, krijg je zeer waarschijnlijk de waarschuwing dat er nog geen profielen zijn aangemaakt. Je bent niet verplicht om ze te gebruiken, maar profielen maken het je wel een stuk makkelijker. In een profiel leg je vast welke gegevens je bijvoorbeeld in het briefhoofd wilt opnemen, zoals de afzendergegevens. Die hoef je dan niet elke keer dat je een brief maakt opnieuw in te typen. Als je geen gebruik wilt maken van een profiel, kun je het beste een leeg profiel opslaan onder een naam die je zelf mag bepalen. Je krijgt dan niet elke keer de melding dat er nog een profielen zijn gecreëerd.
Kies het type document dat je wilt aanmaken, bijvoorbeeld Brief. Selecteer het profiel dat je wilt gebruiken en vul eventueel de velden die je nog niet had ingevuld in het profiel (bijv. de adresgevevens van de ontvanger) en druk op OK. Je kunt tijdens het bewerken van het document terug naar dit scherm door
Het lijkt misschien niet logisch, maar we geven je eerst uitleg over de laatste optie:
Profielenbeheer
Als je de Huisstijlknop in Word hebt geïnstalleerd en Word opstart, krijg je zeer waarschijnlijk de waarschuwing dat er nog geen profielen zijn aangemaakt. Je bent niet verplicht om ze te gebruiken, maar profielen maken het je een stuk makkelijker. In een profiel leg je vast welke standaardteksten je bijvoorbeeld in een brief wilt laten verschijnen, zoals de afzendernaam en -adresgegevens. Die hoef je dan niet elke keer dat je een brief maakt opnieuw in te typen.
Je kunt zoveel profielen aanmaken als je maar wilt. Hiertoe druk je op de Huisstijlknop en kies je in de balk voor de optie Profielenbeheer. In het venster dat dan verschijnt, druk je op de knop Toevoegen. Ook als je geen gebruik wilt maken van profielen, kun je het beste een leeg profiel opslaan onder een zelf te bepalen naam. Je krijgt dan in elk geval niet meer de melding dat er nog geen profielen zijn gecreëerd.
Uiteraard is het ook mogelijk om bestaande profielen aan te passen of te verwijderen. In dat geval druk je in de balk van de Huisstijlknop op Profielenbeheer, selecteer je het betreffende profiel in het venster en kies je resp. voor Wijzigen of Verwijderen. Als je een profiel wijzigt, moet je op de knop Bewaren drukken om de aanpassingen te behouden.
Document aanmaken
Klik op de Huisstijlknop en kies in de balk het type document dat je wilt aanmaken, bijvoorbeeld Brief. Selecteer uit het uitklapmenu in het venster dat dan verschijnt het profiel dat je wilt gebruiken, vul eventueel de velden die je nog niet in het profiel had ingevuld in (zoals de adresgevevens van de ontvanger) en druk op OK. Je kunt tijdens het bewerken van het document altijd weer terug naar dit venster door in de balk van de Huisstijlknop op Documentgegevens te klikken.
Logo tonen of verbergen
Als je een brief wilt afdrukken op universitair briefpapier, druk je op Verberg logo. Het universitaire logo en het decoratieve hoekje onderin worden dan verborgen. Met de knop Toon logo breng je die elementen desgewenst weer in beeld.